Prema podatcima njemačke tvrtke Bitcom, svaki građanin kod kuće bi trebao imati oko osam fascikli u kojima arhivira najvažnije dokumente.
Dobra je vijest da se ne mora zauvijek čuvati svaki papir i da je digitalna kopija dovoljna za mnoge stvari, prenosi Fenix magazin.
Ali ono što treba čuvati u originalu, vrijedi za cijeli život:
- izvod iz matične knjige rođenih,
- krsni list,
- vjenčani list/razvod braka, ako postoji dokument kojim Crkva razrješuje braka
- oporuka, potvrda o nasljedstvu, smrtovnica članova obitelji
- medicinski nalaz
- potvrda o obuci, potvrda o završetku školovanja, referenca posla
- dokumenti za obračun mirovine
- iskaznica socijalnog osiguranja
- dokaz o vlasništvu kuće
- polica životnog osiguranja.
Postoje dokumenti koji su važni i moraju se čuvati određeno vrijeme, nakon čega se mogu odbaciti. To je ugovor o radu kojeg treba čuvati do sljedećeg posla, nakon toga je dovoljna digitalna kopija.
Dokumenti koji se moraju čuvati najmanje 30 godina:
- sudska presuda
- sudski nalog
- spisi predmeta
- isprave za ovrhu, osobni stečaj.
Dokumenti koji se moraju čuvati 11 godina:
- procjena poreza (digitalno)
- dokumenti povezani s iznajmljivanjem (digitalni)
- obrtnički račun za najam (digitalni)
Dokumenti koji se moraju čuvati pet godina su obrtnički računi za novogradnju ili prenamjenu (digitalni).
Dokumenti koji se moraju čuvati tri godine:
ugovor o najmu i primopredajni zapisnik do tri godine nakon iseljenja zbog zastare (digitalno)
čuvajte potvrdu osiguranja do tri godine nakon isteka ugovora, obično su dovoljne digitalne verzije.
Dokumenti koji se moraju čuvati dvije godine:
- obrtnički računi zbog jamstvenih prava (digitalni)
- potvrde o vlasništvu nad kućom (digitalne)
- kupoprodajni ugovori (digitalni)
- važniji računi (digitalni).
Dokumenti koji se moraju čuvati jednu godinu nakon primitka porezne obveze:
- potvrda o donaciji (digitalna)
- bankovni izvod o kapitalnoj dobiti (digitalni)
- potvrda o porezu na dohodak (digitalna)
- obračun plata (digitalni).